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RODADA DE NEGÓCIOS

Checklist de como se preparar para uma rodada de negócios
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Publicado por ConnectAmericas

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Uma rodada de negócios internacional é um encontro onde fornecedores, investidores e outras instituições têm a oportunidade de promover e vender seus serviços ou produtos a compradores e investidores estrangeiros. Por meio de reuniões individuais, os participantes podem fechar negócios para exportar a novos mercados ou fazer networking para expandir suas operações em outros países.

As rodadas virtuais de negócios estão se tornando cada vez mais populares e hoje em dia se fazem cada vez mais necessárias devido às restrições impostas pela pandemia do COVID-19. A modalidade virtual de rodadas de negócios permite um melhor networking e potencial de divulgação dos produtos e serviços, além de ser mais inclusiva e acessível - beneficiando também a participação de pequenas empresas, que muitas vezes não têm recursos para investir em feiras e eventos mais caros e presenciais.

Este artigo traz uma lista das melhores práticas a serem seguidas antes, durante e após uma rodada de negócios, seja presencial, virtual ou em formato híbrido.

Veja abaixo algumas das considerações importantes a serem levadas em conta na hora de se preparar para qualquer rodada de negócios:

ANTES DO EVENTO

1. Diferentes tipos de eventos e onde encontrá-los.

Que tipo de evento combina melhor com você? Qual tipo de rodada de negócio se adapta às suas necessidades? As opções no mundo virtual são abundantes, mas seria um erro cadastrar-se para todas elas, visto que o responsável por uma Micro, Pequena e Média Empresa (MPME) brasileira costuma combinar múltiplas responsabilidades de negócios além de comparecer a rodadas de negócio como essas.

Dica de especialista: Defina o perfil do seu potencial comprador. Que tipo de comprador desejo atingir de acordo com meu volume de produção? Por exemplo: se eu produzo artesanato, devo evitar redes internacionais com grandes lojas de conveniência, pois minha capacidade de produção não atenderá a demanda daquele grande comprador. Se eu identifico que meu volume de produção é baixo, como acontece com os processos de confecção de artesanatos, então meu perfil de comprador deve ser boutiques de aeroporto, lojas ou pontos de alto poder aquisitivo com demanda de pequeno volume.

Onde encontrar esses eventos?

Existem muitas opções - entre elas a ConnectAmericas - uma plataforma de negócios gratuita criada pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento para ajudar as empresas a acessar os mercados internacionais. Outra iniciativa do BID é a Mulheres ConnectAmericas, onde você pode encontrar feiras comerciais e listas de eventos voltados especificamente para empresas lideradas por mulheres. Existem também uma gama de eventos promovidos por câmaras de comércio binacionais, bem como os promovidos por entidades de apoio empresarial como o SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), Apex-Brasil (Agência Brasileira de Promoção de Exportações e Investimentos), federações de indústrias, agência estaduais de fomento, entre outros.

O que devo considerar ao avaliar as opções de rodadas?

Estas perguntas podem ajudá-lo(a) a escolher o evento certo para você, dependendo de suas necessidades:

  • Em que perfil empreendedor me qualifico? Iniciante (com objetivo de exportação); intermediário (empreendedores que já exportam, mas desejam expandir para novos mercados) ou avançado (empreendedores que desejam internacionalizar suas empresas).
  • Para qual região estou interessado(a) em exportar?
  • O mercado está alinhado com a estratégia da empresa? Já comercializo algum produto neste país? Se não, já tenho pelo menos canais de distribuição nestes países?
  • O seu produto é competitivo no mercado-alvo do evento que deseja participar?
  • Que documentação ou certificações eu preciso para cada perfil de comprador, país ou região de interesse?

As listagens de eventos normalmente fornecem os perfis dos compradores participantes, mas você também deve investir algum tempo na coleta de inteligência comercial adicional - visite sites, pesquise sobre o mercado e aspectos culturais e adapte sua lista de preços à moeda utilizada no país do comprador. Da mesma forma, pesquise sobre o sistema portuário nacional e a logística dos potenciais compradores para ter certeza de que você está suficientemente informado(a) antes de encontrá-los.

Antes de passarmos para a discussão sobre como preparar de forma assertiva um pitch de venda, lembre-se que o seu maior cartão de visita hoje em dia é o seu site: certifique-se de que ele está completo, que possui informações de contato atualizadas, que seus produtos estejam visíveis, e que durante os eventos o site esteja o mais funcional possível. É muito importante também tornar seu site o mais amigável e inclusivo possível - isso pode ser feito por meio de recursos off-line que podem ser facilmente baixados (como uma apresentação da empresa/produto), uma versão do site em inglês e português, sempre garantindo um vocabulário neutro/inclusivo.

2. Preparando meu pitch 

Antes de comparecer ao evento, você já deve ter elaborado o pitch de venda do produto ou serviço que irá oferecer. Apresentar um pitch de venda é uma arte e, durante um evento virtual, comunicar de forma eficaz o que você está tentando transmitir aos potenciais compradores é a chave para fechar negócios. No entanto, pelo menos 24% das pessoas que lideram uma MPME não estão totalmente preparadas para preparar o pitch de venda certo. E atenção, há muitos aspectos relevantes ao tentar apresentar o seu pitch, especialmente a ideia que você quer passar, e os gestos que você faz durante a apresentação. “Empreendedores que usaram mais as mãos ao explicar um produto que estavam vendendo foram capazes de garantir mais investimentos do que aqueles que apenas contaram analogias, histórias ou metáforas”, de acordo com o artigo "Quando você lança uma ideia, os gestos importam mais do que as palavras", publicado por Nicole Torres no Harvard Business Review.

Para garantir que seu pitch seja completo e eficaz, inclua as seguintes informações:

  1. O que a sua empresa faz?
  2. Quais são as conquistas da sua empresa?
  3. O que torna o seu serviço ou produto o melhor? Os produtos possuem certificações, padrões de qualidade?
  4. O que seu produto ou serviço oferece? Como isso facilita a vida de quem vai comprar esse bem?
  5. Como é diferente dos outros?
  6. E o mais importante, qual é a história por trás do seu produto?

Gerente de Negócios Internacionais, Ph.D. Angélica Herrera Muñoz, da COEX Corporation, lembra que “todos nós nos apaixonamos pela história”. Da mesma forma, José Cabrera, consultor da ConnectAmericas, explica que os compradores não querem mais adquirir produtos que parecem feitos de forma massiva. Portanto, se o seu produto tem um histórico de valores ambientais e éticos, essa é a sua história e as pessoas vão adorar saber por que você decidiu seguir esse caminho.

Pratique o seu pitch várias vezes, teste-o com as pessoas, peça-lhes a opinião e ajuste o pitch com base no feedback. O tempo do seu pitch também é importante, certifique-se que ele seja curto e eficaz: Em uma reunião de 25 minutos, por exemplo, deve durar menos de 15 minutos, supondo que você consiga cobrir todos os aspectos mencionados acima.

  • Técnicas de Negociação 

Para encontros ou negociações, a Coordenadora Nacional de Empreendedorismo Feminino do SEBRAE, Renata Malheiros, lembra que devemos "tirar os óculos culturais" sempre que quisermos fazer negócios com estrangeiros. Isso significa lembrar que você não está falando com alguém que entende inteiramente o seu contexto social e aspectos culturais do seu país.

Em alguns países da América Latina, as mulheres enfrentam outros tipos de barreiras devido às diferentes normas sociais vigentes em seus países. Por exemplo, as mulheres internalizam uma série de estereótipos negativos que enfrentam desde a infância e se traduzem mais tarde na idade adulta em uma 'lacuna de confiança' que leva as mulheres a subestimar suas habilidades em relação aos homens.  

Por esta razão, os empreendedores devem trabalhar tanto em suas habilidades básicas (planejamento, finanças, marketing e questões técnicas) quanto em suas habilidades sociais (comunicação, liderança, networking e negociação).

E por fim, sempre existe a questão da autoconfiança em seu produto ou serviço, que significa ter confiança em suas habilidades de venda e comunicação para que outros possam confiar nelas também.

Na dúvida sobre como desenvolver as conversas com potenciais compradores, sempre foque nos aspectos técnicos da conversa. Durante as negociações, você pode falar sobre temas informais para “quebrar o gelo”, mas é recomendável manter a conversa o mais técnica possível.

Dica de especialista: tente praticar seu pitch de venda em casa. Pergunte a alguém que não seja relacionado ao mundo dos negócios para que escute seu pitch. Receba feedback e ajuste seu tom até que ele pareça autêntico o suficiente.

DURANTE O EVENTO

Durante uma rodada virtual de negócios, esteja pronto para posicionar o seu produto de forma mais agressiva, especialmente se você estiver vendendo um produto físico, como alimentos e roupas, por exemplo. Outro fator importante é a história que você conta do seu produto ou empresa, isso tem o potencial de cativar mais pessoas. “A realidade virtual apresenta-se como um teste para sermos mais agressivos na apresentação da nossa marca, porque hoje todos estão em casa e o vendedor que conseguir destacar seus produtos e serviços tem maiores oportunidades de ser o primeiro a vender”, aconselha José Cabrera.

Angélica Herrera compartilha uma checklist importante para destacar as principais etapas mencionadas anteriormente:

  1. Defina a meta a ser alcançada no evento
  2. Verifique os preços de venda na moeda de cada país de destino
  3. Defina o volume de produção
  4. Defina o perfil do comprador a ser segmentado
  5. Verifique os custos e procedimentos logísticos
  6. Prepare a papelada de exportação
  7. Organize todos os materiais de marketing da empresa
  8. Amostras e demonstrações separadas dos produtos
  9. Verifique os possíveis métodos de pagamento
  10. Entenda as diferentes culturas de negócios
  11. Estude cada empresa com a qual as reuniões serão realizadas

Caso você ainda tenha algum ponto pendente em seu checklist, você poderá procurar ajuda na Academia ConnectAmericas, ou mesmo nos sites do Sebrae Apex-Brasil, que trazem uma série de conteúdos de capacitação sobre as temáticas acima.

Primeiras impressões

Quando chegar a hora, arrisque-se. “É muito importante para a mulher de negócios aproveitar ao máximo esses espaços, o que inclui fazer o máximo de reuniões que puder e também conversar com todos. A questão é recolher o máximo de cartões de visita possível”, afirma Angélica Herrera.

O que significa que você deve estar aberto(a) para atender diferentes tipos de empresários e empresárias, como potenciais parceiros, investidores, aliados estratégicos, que também podem ajudá-lo(a) com seus objetivos de negócios no evento ou a longo prazo.

Nas palavras de José Cabrera, "não seja modesto ao promover o seu negócio ou produto, use todas as ferramentas de venda que você tiver em mãos", porque às vezes não sabemos se estamos falando com um potencial investidor, parceiro ou comprador. No entanto, não prometa o que você não pode cumprir. Se uma empresa se comprometer a fornecer o produto nas condições previstas na negociação ou contrato, ela deverá cumprir integralmente as obrigações assumidas, sob pena de perder não apenas um, mas vários clientes, já que a sua reputação no mercado alvo pode ser prejudicada, sugere a Apex-Brasil.

Resumindo: “quebre o gelo”, comece a conversa, tenha confiança, não hesite, tenha todas as informações relevantes ao seu alcance, evite assuntos polêmicos, se atenha às informações técnicas e respeite os aspectos culturais das pessoas com quem se relaciona.

Dica de especialista: Um erro frequente que a Apex-Brasil observa durante as rodadas é quando um empresário ou empresária fala demais e se esquece de ouvir o cliente em potencial. Na ânsia de apresentar o produto, pode acontecer que o vendedor não dê ouvidos ao cliente e o que ele busca e espera, o que pode resultar em uma apresentação que não atenda aos interesses do comprador.

Networking é a chave

De acordo com um estudo de Kelley, Bosma, Amorós e GERA consultado pelo INTAL, as empresárias têm redes menores e menos diversificadas que os homens e tendem a confiar mais nos contatos pessoais. No entanto, essas redes podem ser expandidas por meio de eventos exclusivamente femininos, reuniões dedicadas a mulheres e breves momentos dentro dos eventos.

“O networking dentro de um evento de negócios é a base para a construção de relacionamentos que podem se tornar excelentes oportunidades de parceria comercial ou troca de informações relevantes, como percepções de produtos e serviços e até mesmo a imagem e reputação de empresas em determinados mercados”, comentou a Apex-Brasil sobre o tema.

Além do mais, construir redes de negócios com outras mulheres empresárias é outra forma de ganhar autoconfiança. Nessas rodadas de negócios, as empresárias compartilham experiências passadas, oferecem apoio às colegas, trocam contatos, encontram mentoria, entre outros benefícios. Existem vários grupos de relacionamento no Brasil para mulheres empresárias, como a Rede Mulher EmpreendedoraNegras Plurais, uma iniciativa que promove o networking entre mulheres empresárias afro-brasileiras, Grupo Mulheres do Brasil com mais de 41.000 participantes no Brasil e no exterior e o Movimento Black Money voltado para empresários(as) afro-brasileiros(as).

“Existem questões culturais e normas sociais que explicam por que as mulheres têm barreiras adicionais, isso não é culpa delas. Mas podemos mudar essa realidade. As mulheres devem se concentrar em fazer cursos sobre negociações, comunicação eficaz, networking e muito mais”, diz Malheiros.

Existem diferentes tipos de redes, desde aquela mais tradicional, em que você não necessariamente busca objetivos profissionais, mas poderia se envolver nela para crescer pessoalmente; e tem as redes de apoio, cuja confiança é tão grande que você até deixaria elas cuidarem do seu filho, por exemplo, explica Renata Malheiros.

“Culturalmente, as mulheres não estão tão familiarizadas ou incentivadas a participar de redes, às vezes por falta de tempo. Porém, ao participar desses eventos de networking, você está realmente economizando tempo e aumentando a eficiência do seu negócio através da troca de conhecimentos e conselhos”, explicou Renata.  

DEPOIS DO EVENTO

Acompanhamento após o evento

É importante saber que o contato feito em uma feira, evento ou rodada de negócios pode render negócios em até três anos ou mais, portanto, é necessário manter uma postura profissional mais longa com os parceiros, sugere a Apex-Brasil.

Para fazer um acompanhamento eficaz depois de uma rodada de negócios, você pode fazer o seguinte:

  1. Envie um e-mail de agradecimento após a reunião e todas as informações solicitadas de forma clara e rápida.
  2. Mantenha contato com o interlocutor com sabedoria, sem incomodar, mas mostrando-se sempre disponível.

Ao final do evento, faça uma análise se o tipo de evento que você participou (feira, rodada, missão, etc) realmente gera retorno para a sua empresa. Isso pode ajudá-lo a priorizar a sua participação em eventos futuros. Tenha moderação no envio de e-mails. O primeiro deve ser um agradecimento e um lembrete de seus dados de contato, então não espere fechar negócio com essa primeira mensagem. Aguarde alguns dias para fazer o acompanhamento dessa comunicação, caso não haja resposta.

Assim que o cliente iniciar a conversa, considere se o potencial comprador gostaria de receber uma amostra do seu produto: lembre-se de que é um custo que você deve assumir.

Em resumo, lembre-se que a prática leva à perfeição, então não se esqueça de revisar as três principais fases de participação em uma rodada de negócios: (1) antes do evento, em que a preparação é o mais importante, (2) durante o evento, quando ouvir o seu interlocutor é fundamental, e (3) após o evento, momento de manter o conversa ativa e transformá-la em negócios efetivos. Com esses pontos, você estará pronto(a) para participar de um evento internacional.

 

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