¿Cómo gestionar el conocimiento del proyecto según el PMBOK 6ta edición?

Título: ¿Cómo gestionar el conocimiento del proyecto según el PMBOK 6ta edición?

Por Eddi Rodas

¿Por qué la Gestión del Conocimiento ha cobrado tanta importancia en estos tiempos?

Como sabemos, así como el dinero fue el motor de la sociedad industrial, ahora el conocimiento es el motor de la sociedad de la información.

El conocimiento es la nueva fuente de poder, como lo podemos constatar diariamente a través del acelerado cambio de la tecnología y los nuevos descubrimientos que se realizan cada día, conduciéndonos a lo que ya se denomina la “Cuarta Revolución Industrial”[1] conocida también como “Industria 4.0.”

Pero ¿en qué momento “el conocimiento” se convierte en poder?

“El conocimiento se convierte en poder únicamente en la medida en que está organizado, clasificado y puesto en acción”, (Napoleón Hill).

Por esta razón todo conocimiento debe gestionarse a fin de asegurar que dicho conocimiento supere el campo de la especulación y se convierta en un “conocimiento organizado”[2] a partir de su aplicación.

El PMBOK 6ta edición, señala que cuando se gestiona un proyecto se produce mucho conocimiento, que es fundamental para asegurar el éxito del proyecto, sin embargo, este conocimiento frecuentemente es desaprovechado por el equipo del proyecto porque no saben transformarlo en herramientas que les permitan alcanzar los objetivos del proyecto.

Y ¿Cómo transformamos el conocimiento en herramientas claves para el proyecto?

La respuesta está en la decisión del equipo del proyecto de convertir todo aprendizaje en un conocimiento organizado que sea aplicable para el proyecto.

El PMBOK 6ta edición recomienda utilizar herramientas como el juicio experto, la gestión del conocimiento, la gestión de la información y las habilidades interpersonales, sin embargo, el reto está en cómo lo hacemos de manera concreta.

Dado que el conocimiento se genera y reside en la mente de las personas, la única forma que tenemos de hacer que ese conocimiento aflore, es que las mismas personas estén dispuestas a compartirlo y sistematizarlo.

Según el PMBOK 6ta edición el conocimiento generalmente es clasificado como explícito (que se puede expresar con facilidad y claridad) y tácito (que no es fácil de expresar, pero se sobreentiende) y ambos tipos de conocimiento siempre se generan en toda actividad humana, sin embargo, para hacer que este conocimiento sea aprovechado por el equipo del proyecto sería necesario lo siguiente:

·       El director del proyecto debe motivar a los miembros del equipo a compartir sus conocimientos y experiencia, empezando por él.

·       El conocimiento no solo debe compartirse a través de documentos, charlas o presentaciones, sino que cada miembro debe compartir las experiencias vividas en situaciones similares y las lecciones de vida que obtuvo.

·       Las experiencias compartidas deben sistematizarse en la medida de lo posible, pero sin excluir de las mismas el contexto en que se produjeron, ya que ese aspecto es vital para su comprensión y aplicación.

·       El director del proyecto debe fortalecer los lazos de unidad de los miembros del equipo y crear un ambiente de mucha confianza, para que el intercambio del conocimiento fluya de manera natural entre los integrantes.

·       Reconocer que no siempre se podrá sistematizar todo el conocimiento que se genera como fruto de la experiencia, ya que el conocimiento no solo implica el saber, sino también el sentir y el actuar.

Si los equipos cumplen estas recomendaciones descubrirán que el principal beneficio de gestionar el conocimiento de esta manera, no serán documentos de lecciones aprendidas o nuevos activos para la organización, sino la capacidad de trabajar y pensar como si fueran un solo individuo, es decir como si tuvieran una sola mente, llamada también “Mente Maestra”[3] por Napoleón Hill, quien fue el primero en utilizar este término para describir a aquellos equipos de personas que lograron hazañas aparentemente sobrehumanas, por trabajar juntos con un espíritu de perfecta armonía.