Si usted tiene una pequeña o mediana empresa (PYME) y decide expandirse o internacionalizarse es normal que tenga algunas fallas o ineficiencias en ciertas áreas de gestión. Esto no quiere decir que su empresa no ofrezca un producto o servicio atractivo, sino que carece del personal necesario o adecuadamente capacitado para gestionar ciertas áreas del negocio de forma eficaz.

Por suerte, en los últimos años, la estrategia del outsourcing se ha desarrollado de tal manera que existen numerosas empresas o individuos que se dedican a la gestión de diversos procesos para facilitarle la tarea a otras empresas.

Según el Instituto Nacional del emprendedor de México, esta alternativa le brinda apoyo externo a las PYMEs en tareas administrativas o que no sean centrales, desahogando tiempo valioso para concentrarse totalmente en su producto o servicio. Por lo general esto conduce al aumento de la productividad y, con ello, a las ganancias.

Se busca aportar mayor valor agregado, mejorar la calidad y la gestión, reducir tiempos de procesamiento e, inclusive, bajar los costos

Es indispensable analizar cuáles son las áreas (si es que las hay) que conviene asignar a un proveedor externo para mejorar el negocio y los ingresos. Por ejemplo, si su empresa comienza a incursionar en los mercados internacionales por primera vez y no cuenta con personal capacitado en comercio exterior, contratar un servicio tercerizado para la preparación de la documentación y los trámites relacionados a esa operativa puede ser una excelente herramienta para mejorar la productividad. 

Outsource Magazine detalla que tradicionalmente la práctica se empleaba en actividades periféricas (limpieza, mantenimiento y transporte), pero que en las últimas décadas el aumento de la globalización y la competencia llevó a que se aplicara en procesos de mayor importancia para las empresas (diseño, marketing, tecnologías de información, contabilidad y distribución).

• Posibilidad de reducir el costo de contratación de personal capacitado o instalación de equipos necesarios.
• Como se fundamenta en un cambio de la dinámica de gestión, conduce a modificaciones estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como los procedimientos, sistemas, controles y tecnología. El objetivo es obtener los mejores resultados posibles concentrando la mayoría de los recursos y energía de la empresa en la actividad principal.
• Mejora de la calidad y la gestión de los procesos transferidos.
• Reducción de tiempos de procesamiento.
• Reducción de costos y de personal.

Según señala una encuesta de la empresa Freelancer, dirigida a PYMEs, publicada en el portal de la Asociación Española de Empresas de Consultoría (AEC), el 62% de las encuestadas cree que la tercerización de procesos les permite ser más competitivas en el mercado. Asimismo, el 65% opina que utilizar el outsourcing es ahora más fácil que nunca, gracias a la sofisticación de tecnología. Por ejemplo, existen cuantiosos directorios en Internet donde una PYME puede acceder a información de proveedores de servicios tercerizados en diversas áreas de gestión y aptitudes que requieran.

Además, el empresario puede contratar el servicio sin tener que reunirse físicamente con el proveedor, ya que muchos directorios como www.freelancer.com aportan recomendaciones y comentarios de empresas que han utilizado el servicio en el pasado. Del mismo modo, una vez que haya encontrado al proveedor ideal, el trabajo e intercambio de servicios se puede efectuar completamente a través de Internet gracias tecnologías en línea de “nube” (cloud computing), videoconferencia, chat, entre otras herramientas.

Si usted está pensando en contratar servicios de tercerización para su empresa, debe saber que existen riesgos que, si no son calculados previamente, podrían afectar negativamente al negocio. El peligro más importante es el robo de información valiosa. Para asegurarse de que esté protegido, debe estar seguro de incluir cláusulas especificando sanciones en el contrato con el proveedor.

Por ejemplo, el contrato debe contar con una cláusula que deje en claro la anulación del contrato y acciones legales en caso de que no haya un manejo responsable y cauteloso de la información por parte del proveedor. Otra forma en la que su PYME puede mitigar el riesgo es a través de una examinación adecuada de los antecedentes del proveedor. Debe asegurarse que sea financieramente estable, que cuente con la capacitación adecuada, y posea experiencia de trabajo con empresas más o menos similares en cuanto al tipo y tamaño.

Otro factor a considerar es la adaptación o compatibilidad cultural con el proveedor. Vale la pena comunicarse con los empleados de la empresa para asegurar si existe una buena adaptación y relación entre las dos empresas. Esto se refiere tanto a la cultura empresarial como también a factores relacionados con el idioma, horario de trabajo, feriados, etc. Por suerte, las nuevas tecnologías de información son un elemento extremadamente útil en el sentido, incluso para la investigación y prospección de proveedores que sean ideales para la empresa.