En la era de la digitalización, cada vez más empresas reconocen la importancia de adoptar tecnologías que agilicen y optimicen sus procesos internos. La gestión financiera y contable  juega un papel crucial en la toma de decisiones estratégicas y en la salud financiera del negocio, llevarla de forma digital es hoy la práctica estándar y es incluso la norma en algunos países como Colombia, donde la mayoría de las actividades comerciales están obligadas a generar facturación electrónica (Artículo 13 de la Ley 2155 de 2021). 

La digitalización de la gestión financiera implica la adopción de software y herramientas tecnológicas especializadas que automatizan y simplifican los procesos contables y financieros. Son muchas las empresas de software financiero y contable que operan en la región de América Latina y el Caribe. En nuestra cuarta sesión del Ciclo de Inclusión Financiera para PyMEs nos acompañó Maria Ignacia Jofré de la empresa chilena Clay.

De acuerdo con Maria Ignacia los principales beneficios de digitalizar la gestión contable son:

• Facilidad, centralización y eficiencia: con la digitalización dejamos atrás los papeles, cuadernos, y hojas de Excel que pueden desactualizarse o extraviarse. Además, el software está diseñado para ser fácil de usar de manera que no tienes que ser un contador experto para llevar la gestión contable básica de tu empresa.
• Control de flujo de efectivo automático y a la vista: no tengo que esperar a fin de mes para saber cómo le fue a mi negocio
• Conciliación bancaria: si tengo diferentes cuentas y múltiples transacciones diarias, el software contable puede ayudarme a relacionar fácilmente cada movimiento de dinero generado por mis operaciones con los movimientos que quedan registrados en las cuentas bancarias
• Cumplimiento normativo: de acuerdo con la regulación de cada país, la digitalización puede ser obligatoria
• Optimización del tiempo y los recursos: Los procesos automatizados permiten realizar tareas en minutos que anteriormente podían llevar horas o incluso días. Desde la emisión de facturas y la gestión de pagos, hasta la conciliación bancaria y la generación de informes financieros, todo se simplifica y acelera, liberando tiempo para que los profesionales puedan enfocarse en actividades más estratégicas.

Además, la digitalización brinda una mayor visibilidad y control sobre la información financiera de la empresa. Los sistemas de gestión financiera proporcionan informes en tiempo real y paneles de control que permiten monitorear de cerca los ingresos, los gastos, los flujos de efectivo y otros indicadores clave. Esto facilita la toma de decisiones informadas y oportunas, ya que los gerentes y directivos tienen acceso a datos actualizados y precisos que les permiten evaluar el desempeño financiero y ajustar estrategias según sea necesario.

La seguridad y la integridad de los datos también se fortalecen con la digitalización. Los sistemas de gestión financiera suelen contar con medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos y el control de accesos, para proteger la información financiera confidencial. Esto reduce el riesgo de pérdida, robo o manipulación de datos, brindando tranquilidad a la empresa y a sus clientes.

Finalmente, una gestión financiera y contable organizada permite a las empresas tener mayor credibilidad ante las entidades financieras e inversionistas cuando deseen obtener recursos.

En primer lugar, se recomienda que el empresario evalúe el software en términos de funcionalidades, es fundamental que el software sea escalable y se adapte al crecimiento de la empresa. Las pymes pueden comenzar con funcionalidades básicas y ampliarlas a medida que su negocio se expanda. Naturalmente dichas funcionalidades deben cumplir la normativa del país del empresario. Asimismo, es importante que el software sea intuitivo y fácil de usar, ya que muchas pymes no cuentan con personal especializado en contabilidad. Relacionado con esto, recomendamos que se tenga en cuenta la calidad en el servicio al cliente, ya que esto puede hacer una gran diferencia especialmente cuando estamos migrando por primera vez a la digitalización o cuando necesitamos implementar nuevas funcionalidades o integraciones con otros programas. La integración con otras herramientas y sistemas es clave. Un software de gestión financiera que se pueda integrar con el sistema de facturación, la plataforma de pagos o el software de recursos humanos de la empresa permitirá una mayor automatización y fluidez en los procesos internos. 

¿Ya usas software de contabilidad? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios.

La inclusión financiera es uno de los retos globales más importantes, priorizado entre el objetivo 8 de desarrollo sostenible de las Naciones Unidas, ya que el crecimiento, la sofisticación y la capacidad exportadora de las empresas depende en gran medida de su acceso al financiamiento y a servicios financieros conexos que apoyen su expansión.

Hoy llevamos a cabo la cuarta sesión de nuestro Ciclo de Inclusión Financiera para PyMEs, donde nos acompañó Maria Ignacia Jofré de Clay, una empresa de software de gestión financiera Chilena. Para ver la grabación de este evento haz clic aquí. 

Para ver un listado completo de las fintech en la región, te invitamos a descargar el catálogo de Fintech Iberoamérica, completamente gratis, ingresando aquí.

No te pierdas las próximas sesiones de este ciclo de conferencias: 

• 1 de Junio: Financiación colaborativa: aprende a invertir en otras empresas y a financiar tus proyectos a través del crowdfunding 
• 6 de Junio: Factoring y manejo de capital de trabajo de tu empresa para la internacionalización
• 8 de Junio: Masterclass en Optimización del flujo de caja y liquidez financiera para PyMEs

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