Digitalización e entrada de datos de registros de RRHH

Descripción

Barbados, a través del Ministerio de Educación, Formación Tecnológica y Profesional, ha recibido financiación del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) bajo el programa "Habilidades para el Futuro II: Transformación Digital para una Educación Inclusiva y de Calidad" (Préstamo BA-L1053-P00056). Este proceso de Licitación Internacional Competitiva (ICB) invita a las empresas elegibles a presentar ofertas selladas para la digitalización y la introducción de datos de extremo a extremo de los registros de recursos humanos para el Ministerio.

Alcance de los servicios
Objetivo principal: Digitalización completa, procesamiento OCR, indexación y migración de los registros físicos de Recursos Humanos a un Sistema estructurado de Gestión de Documentos de SharePoint (DMS).

Componentes técnicos clave:

Asegurar la logística física de los archivos, preparar documentos y ejecutar un estricto protocolo de cadena de custodia.

Escaneo de alta resolución (300 DPI), reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con reconocimiento de escritura a mano y control de calidad en varias etapas.

Diseño de esquemas de metadatos, arquitectura de carpetas y subida masiva a SharePoint DMS, facilitando la interoperabilidad con los sistemas de RRHH, nóminas y EMIS del Ministerio.

Requisitos de cualificación y criterios de evaluación
Marco de evaluación: Las propuestas técnicas se evaluarán según una escala de puntuación de 100 puntos:

Experiencia específica (20 puntos): Mínimo de cinco (5) años de experiencia organizativa en digitalización de documentos y al menos tres (3) sistemas de naturaleza similar completados con éxito.

Enfoque técnico y metodología (40 puntos): Metodología de ejecución, capacidades tecnológicas OCR, procedimientos de control de calidad, seguridad en la cadena de custodia y especificaciones detalladas de equipos de escaneo.

Plan de trabajo (10 puntos): Calendario detallado que muestra la secuencia de actividades y los objetivos de hitos (25%, 50%, 75% y 100% de finalización).

Personal clave (30 puntos): Jefe de Proyecto (PMP/PRINCE2 preferido), Ingeniero de Sistemas / Especialista en SharePoint, Supervisor de Control de Calidad e Indexación, y Responsable de Operaciones (Logística de Registros Físicos).

Garantías y preferencias: Las ofertas deben ir acompañadas de una Declaración de Garantía de Oferta. Se concederá un margen de preferencia a contratistas nacionales o empresas conjuntas. Las negociaciones contractuales pueden aplicarse durante el proceso de selección.

Selección y gestión de licitaciones
Acceso a los documentos de licitación: Los documentos de licitación e instrucciones de registro están disponibles en el portal gubernamental de contratación electrónica en gov-bb.bonfirehub.com y procure.gov.bb.

Modalidades de presentación: Las ofertas pueden enviarse electrónicamente a través del portal de contratación o físicamente al Departamento de Contratación Gubernamental en Bridgetown. La apertura pública se realizará tanto presencial como virtualmente (a través de Zoom).

Información de contacto: Ministerio de Transformación de la Educación, Complejo Elsie Payne, Constitution Road, St. Michael (Atención: Coordinador de Programas, Correo electrónico: info.sftf2@mes.gov.bb).

Nota: Los documentos de licitación y anexos están disponibles en el idioma oficial del país.